中午和另一个公司的同行H聚餐,听他诉苦最近公司里发生的一件小事儿。个人觉得挺有意思,特邀请4R4P伙伴们一起用理性思维来给这个团队把把脉。
事情一共涉及四方:副总Y、行政经理D、财务部门、人力资源经理H
该公司所处位置远离市区,多年来一直满足员工上下班出行需要,为员工每月补贴公交月票,并按季度报销。一直以来的工作流程是,行政经理D收集员工交通票据,并按部门分类核算金额,写请款申请,经过副总Y审批后,交至财务部门做账、报销。
5月份时,公司组织架构调整,部门、人员又做了重新的划分。
6月初,行政经理D按照例行流程发布了报销交通费的通知、并按照以往要求整理了票据、部门分类核算。这时,行政经理D因有私事急需处理,便向副总Y请了假。副总Y同意行政经理D的休假,并安排人力资源经理H暂时接管一下行政经理D的工作。
人力资源经理H照办,暂代的多项工作中,包含了报销公交费用事宜。人力资源经理H在行政经理D的基础上,继续填写请款申请、交副总Y审批、交财务部门报销。几日后,财务部门找到人力资源经理H说,因公司架构调整,部门分类核算的表格应该按照新的部门划分修改。人力资源经理H重新修改了表格,并再次提交财务,所有员工当月顺利得到了报销的交通费。
9月初,又一个季度的伊始,又一次报销交通费。行政经理D依然按照流程:发通知、收票据、部门分类核算、写请款单、交副总Y审批、交财务。
财务部门审核后,找行政经理D说:“组织结构调整、部门重新划分,部门分类核算表格应该修改。亲,你修改一下吧,之后再交给我。”
行政经理D拒绝修改:“亲,部门分类核算表我一直都是这么做的,严格的讲,这部分内容应该是财务的工作,你们自己改吧。”
财务部门:“怎么是我们的工作?之前这么多年来,都是由行政部门来做的。”
行政经理D说:“你随便去任何一个公司看看,从拿着发票到报销拿钱,全部都属于财务的范畴。以前我做,是因为我在帮你,现在我不想帮忙了。我按照老惯例把该做的都做了,你觉得不合适,需要修改,那是你们的事情。”
……双方类似的谈话,一来二去了好几次,但任何一方都不松口,那堆票据在财务办公室的会议桌上放了两个月,没人搭理。
前几天,人力资源经理H在副总Y的办公室里汇报工作,聊到了交通费报销的事情。
副总Y问:“交通费用是不是还没报销?”
人力资源经理H说:“没有,其他员工也时常问起,为什么这次报销用了那么长时间?”
副总Y问:“有什么问题嘛?”
人力资源经理H说:“具体的我不太清楚,只是听说行政经理D和财务那边有分歧。”
副总Y,到财务经理那边去询问,了解了事情来龙去脉后,找来人力资源经理H,交代说:“事情过程我都了解啦,多小一件事儿,大家都这么相互推诿工作!任何一方让一步不就解决啦。嗨~估计现在经济形势不好,大家情绪也都不好。要不这样,你来把这张表改改,交给财务报销吧。”
人力资源经理H:“帮忙是没问题的,不过……”
副总Y:“要是你们都太忙,不行把表拿来给我,我做!”
人力资源经理H就这样接下了一份原本不是自己职责的工作。他对我说:“谁都知道我的性格,特别热心又不会拒绝,为了达到团队和谐,我做了很多份外的事情。改一个表格,很简单,但我就是感觉不对。矛盾的双方都在公司正常上班、正常领工资,直属领导也知道了事情的原委。所有解决问题的必备条件都在,为什么不去解决它,反而要避开问题让我掺进去?估计到最后我出了力、帮了忙,也不落好。”
我听完之后第一感觉,就是,这个团队病了。现邀请大家在这个案例实践中运用我们的4R4P,给这个团队把把脉,看它病在哪里了,如何医治?